Firma w kieszeni. Czy da się prowadzić działalność bez komputera?

Pakiet Office 365 będzie stanowił solidną podstawę mobilnego biura. W abonamencie, który można rozliczać w kosztach prowadzenia firmy, znajdziemy narzędzia pomagające w przeglądaniu i edycji dokumentów na potrzeby filmy i dostarczone przez klientów, także na urządzeniach mobilnych. Na większym ekranie dotykowym sprawdzi się nawet Excel. Microsoft zapewni prowadzącemu firmę także bardziej uniwersalne narzędzia jak lista zadań, notes czy miejsce w chmurze na pliki. Co ważne, wiele funkcji jest dostępnych za darmo i wystarczy jedynie założyć bezpłatne konto.

W skład pakietu wchodzą oczywiście popularne programy, czyli procesor tekstu Word, arkusz kalkulacyjny Excel, PowerPoint do tworzenia i wyświetlania prezentacji (także bezprzewodowo) na zewnętrznych telewizorach czy rzutnikach. Aplikacje są dostępne dla Androida i iOS-a. Bez logowania można w nich przeglądać posiadane dokumenty, a po zalogowaniu na konto Microsoftu także edytować. Pełną paletę narzędzi dostaniemy po zapłaceniu abonamentu.

Outlook to ceniony klient poczty, który ma sporo funkcji przydatnych dla mniejszych i większych przedsiębiorców. Jego książka adresowa może posłużyć za podstawowy CRM, a integracja z kalendarzem znacznie ułatwia planowanie zadań, także na podstawie e-maili. Do pracy zespołowej zaś przyda się Microsoft Teams – bardzo wygodny komunikator przystosowany do pracy zespołowej z wieloma dokumentami Office'a. Można z niego korzystać także w darmowym abonamencie, jeśli konto użytkownika zostanie przekształcone na firmowe. Bez obaw – aplikacja pomoże przejść przez ten proces. Komunikator może wyświetlać listę zmian w dokumentach i pozwoli prowadzić rozmowy zarówno grupowe, jak również we dwie osoby.

Zestaw uzupełniają dwa bardzo dobre narzędzia do notowania i zapisywania czynności do wykonania, często opisywane na łamach naszego portalu. Do zarządzania listą zadań służy Microsoft To-Do, do notatek polecamy oczywiście OneNote. Wszystkie dane z programów będą synchronizowane między urządzeniami w ramach konta Microsoft i chmury OneDrive, gdzie możemy przechowywać firmowe pliki, ale aplikacje z pakietu Office mogą łączyć się także z chmurami konkurencji.

Prawdopodobnie najlepszym zamiennikiem, za który nie trzeba płacić, będzie pakiet biurowy firmy Google. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że ma nieco uboższe możliwości, niż programy Microsoftu.

Przy prowadzeniu firmy niezbędne jest narzędzie do wystawiania faktur. Na szczęście minęły już czasy faktur wystawianych ręcznie – teraz z powodzeniem prostą księgowość można prowadzić na smartfonie. Naszą propozycją jest aplikacja INTAXO Faktury i Księgowość, połączona z usługą INTAXO.pl, z której można korzystać także w przeglądarce. Aplikacja pozwala łatwo założyć konto, wystawiać i księgować faktury, a także zbudować bazę klientów na podstawie numerów NIP – pozostałe dane zostaną pobrane automatycznie z bazy GUS. To świetne rozwiązanie, gdy zależy nam na czasie. Faktury można od razu wysłać e-mailem lub wydrukować ze smartfonu, jeśli mamy pod ręką drukarkę bezprzewodową. Jeśli wcześniej zadbamy o wprowadzenie usług i towarów do aplikacji, wystawienie faktury zajmie kilka sekund.

INTAXO pozwala za darmo wystawić 3 faktury miesięcznie, a za jedyne 9 złotych nieograniczoną liczbę. Wyższy abonament oferuje także rozliczenia z ZUS-em, deklaracje PIT i VAT, prowadzenie KPiR, ewidencję środków trwałych i pojazdów.

Aplikację INTAXO Faktury i Księgowość znajdziecie w naszej bazie programów. Usługi dostępne są w modelu abonamentowym. Warto też dodać, że usługa INTAXO pozwala generować jednolite pliki kontrolne (JPK). Ta możliwość nie znajduje się jednak w aplikacji mobilnej, ale w wersji przeglądarkowej usługi. Jeśli jednak istotna jest integracja z systemami sprzedaży internetowej jak Allegro czy Gocreate, warto sprawdzić konkurencyjną aplikację iFirma.

Przy prowadzeniu działalności sprzedażowej trudno dziś wyobrazić sobie funkcjonowanie bez przyjmowania płatności kartą. W tej dziedzinie mam bardzo dobre doświadczenia z terminalami SumUp, które działają w porozumieniu z aplikacją na smartfony. Niewielki terminal należy sparować ze smartfonem przez Bluetooth, a w aplikacji o tej samej nazwie założyć konto dla swojego sklepu czy lokalu usługowego i wprowadzić towary do bazy. Podczas przyjmowania płatności w aplikacji wybieramy kwotę lub konkretny produkt, terminal zaś odczytuje kartę płatniczą i łączy się z Internetem za pośrednictwem smartfonu w celu autoryzacji płatności. Na koniec można wysłać potwierdzenie klientowi e-mailem, a w aplikacji znajdziemy pełne rozliczenie płatności.

Aplikacja SumUp działa w połączeniu z mobilnym terminalem POS, łączącym się przez Bluetooth ze smartfonem. Niektórzy przedsiębiorcy mogą uzyskać terminal za darmo, jeśli zakwalifikują się do programu Polska Bezgotówkowa. Warto sprawdzić warunki na stronie producenta.

Jeśli działalność musi posiadać kasę fiskalną, warto śledzić wprowadzane w tym roku zmiany w prawie. W najbliższym czasie cyfrowe paragony zyskają taką samą moc jak papierowe, wydrukowane przez kasy fiskalne. Wiąże się to z możliwością zastąpienia kosztownego i uciążliwego urządzenia kolejną aplikacją mobilną. Będzie to możliwe jeszcze w tym roku, w przyszłym zaś zostanie wprowadzony obowiązek korzystania z kas online.

Wiele z powyższych aplikacji pozwala na prowadzenie działań bez użycia papieru, ale czasami nie ma innego wyjścia. W takiej sytuacji warto zainteresować się drukarkami i urządzeniami wielofunkcyjnymi firmy Epson z łącznością WiFi, które można obsługiwać za pomocą aplikacji mobilnych. Dokumenty z różnych aplikacji Office'a, cyfrowe faktury, załączniki z e-maili, dokumentów z różnych chmur, a nawet zdjęcia na papierze fotograficznym można wygodnie drukować z pomocą aplikacji Epson iPrint. Pozwala ona również sprawdzić stan materiałów eksploatacyjnych. Jeśli urządzenie ma także wbudowany skaner, będziemy mogli z pomocą tej aplikacji także skanować dokumenty, bez korzystania z komputera stacjonarnego.

Do skanowania z użyciem jedynie smartfonu polecamy zaś darmową Adobe Scan, którą także znajdziecie w naszej bazie aplikacji. Aplikacja automatycznie rozpoznaje granice skanowanych kartek i tablic, poprawia perspektywę, a nawet rozpoznaje na nich tekst. Kolejne strony można łączyć w jednym dokumencie PDF. Po założeniu konta Adobe można przechowywać wszystkie zeskanowane dokumenty w chmurze. Prosta SI pomoże je przeszukiwać, biorąc pod uwagę także rozpoznany tekst.

W prowadzeniu biznesu z kilkoma osobami niezwykle przydatne będą też inne narzędzia. W naszej redakcji od dłuższego czasu sprawdza się połączenie komunikatora Slack i Trello – narzędzia do zarządzania projektami zgodnie z metodą Scrum. Slack słusznie zdobył ogromną popularność w projektach różnego rozmiaru, okazał się bardzo wygodny i zapewnia możliwość błyskawicznej komunikacji i wymiany plików między osobami podzielonymi na zespoły, w ramach różnych kanałów. Zaletą Slacka jest też możliwość integracji z innymi narzędziami, w tym z Dyskiem Google i wspomnianym wcześniej Trello.

Trello zaś jest bardzo prostym w obsłudze systemem do zarządzania zadaniami z obsługą powiadomień, dyskusji, list, załączników i możliwością przypisywania zadań konkretnym użytkownikom. Zgodnie z metodą Scrum, zadania należy umieszczać w kolumnach na tablicy i w miarę posuwania się prac do przodu, można je przenosić między kolumnami. Zakończone można archiwizować lub usunąć. Trello sprawdzi się także w prowadzeniu projektów jednoosobowych jak mała działalność gospodarcza lub remont mieszkania.

Slacka i Trello znajdziecie w naszej bazie aplikacji. Z powodzeniem można z nich korzystać za darmo – większość płatnych funkcji kierowana jest do liczniejszych zespołów i większych firm.

Zależnie od profilu działalności mogą przydać się także inne aplikacje. Jeśli w planach macie sprzedaż wysyłkową lub często zamawiacie towary, warto sprawdzić aplikację Gdzie jest moja paczka, służącą do monitorowania przesyłek, transportowanych przez różne firmy. W celach reklamowych warto sięgnąć po różne narzędzia społecznościowe, jak Menedżer stron na Facebooku, jeśli zamierzacie prowadzić profil. Przyda się także Google Moja Firma, która pomaga promować firmę na Mapach i w wynikach wyszukiwania, podawać informacje o działalności firmy i zarządzać opiniami.

Przynajmniej raz w roku przy prowadzeniu działalności przyda się też aplikacja e-pity, pozwalająca wysyłać deklaracje do właściwego urzędu skarbowego. Warto też sprawdzić, czy bank ma w ofercie aplikację przeznaczoną dla firm. W nich znajdziemy między innymi szablony przelewów do ZUS i US.

Na koniec warto zadbać o bezpieczeństwo podstawowego urządzenia. W razie zgubienia lub kradzieży możemy skorzystać z systemowych zabezpieczeń i zdalnego wymazywania danych oraz odkrywania położenia, warto też robić kopie zapasowe danych w chmurze – zapewni to też łatwą przesiadkę na nowy sprzęt. Do przechowywania licznych haseł zaś proponujemy popularną aplikację 1Password, którą można testować za darmo przez miesiąc.