Organizacja czasu

Dorwałem ostatnio książkę „Zarządzanie czasem. Strategie dla administratorów systemów” Thomasa Limoncelliego wydawnictwa Helion. Nie żebym nie radził sobie w tej kwestii jednak z czystej ciekawości postanowiłem przeczytać tą pozycję.

Natrafiłem w niej na fajny rozdział poświęcony marnowaniu czasu na czytanie wiadomości z grup dyskusyjnych, RSS, maili, komunikatorów. Po głębszym zastanowieniu i tygodniowym wyliczeniu ile czasu poświęcam na poszczególne czynności przeraziłem się.

Okazało się, że jednak mógłbym zoptymalizować niektóre czynności.

Krok 1. RSS

Czytanie wiadomości nagromadzonych w czytniku RSS zajmowało mi dziennie 2 godziny dziennie. Dlaczego aż tyle? Ponieważ dawno temu dodawałem kanał ze strony, na której byłem, co najmniej raz. Uzbierało się tego sporo, a i tak ponad połowy nie przeczytałem. Dodatkowo pojawił się problem dublowania newsów, tzn. na wielu portalach występowały te same newsy. Niektóre nawet żywcem przekopiowane z innych portali. Więc jaki jest sens w czytaniu po raz 10 tego samego? 200 kanałów poszło w kosz. Czytnik RSS odpalam raz na 2 dni. Teraz czytanie RSS zajmuje mi godzinę. Wynik + 3 godziny dla mnie. BTW Program RSSOwl pozwala wybrać, co jaki czas dany kanał ma się synchronizować. Polecam ten program wszystkim tym, co chcą efektywnie zarządzać kanałami RSS

Krok 2. Poczta

Czytanie poczty zajmowało mi około godziny. Zarówno prywatnej jak i firmowej. Czemu tak długo? Ponieważ na moją skrzynkę przychodziła masa powiadomień, potwierdzeń, komunikatów. Komunikaty odnośnie sprzętu usunąłem z poczty. Dlaczego? Z dwóch bardzo ważnych powodów: Przeniosłem komunikaty do czytnika RSS (Dell, Lenovo oraz HP oferują taką możliwość), pousuwałem powiadomienia z grup dyskusyjnych oraz for internetowych. Wprowadziłem zasadę czystej skrzynki odbiorczej oraz zacząłem korzystać z zakładki zadań i kalendarza w programie MS Outlook. Pozapisywałem sobie hasła do portali w programie Keepass, aby nie tracić czasu na ponowną rejestrację lub czekania na maila z nowym hasłem. Naprawdę przynosi to efekty. Zniknął problem z niedopowiedzianymi mailami, które ginęły w potoku powiadomień i innych śmieci. Każdy mail zaraz po przyjściu, jeśli nie jest przetwarzany przez regułę zostaje rozpatrzony i przeniesiony do odpowiedniego folderu / kosza. Teraz załatwienie poczty zajmuje mi około 20 minut dziennie

Krok 3. Komunikatory

Wydawało mi się, że nie mam problemu z komunikatorem, ponieważ nie prowadzę zbyt długich rozmów. Jednak podczas pisania dokumentacji sieciowej – gdzie trzeba być skupionym – przeszkadza. Ciągła zmiana statusów przez znajomych bardziej lub mniej znajomych ludzi irytowała. Dlatego nauczyłem się włączać tylko wtedy, kiedy mam na to czas, a nie ze startem systemu. Wynik? +2 do koncentracji :P

Krok 4. Harmonogram zadań

Wiedziałem, że jest coś takiego używałem przez pewien czas, jednak później przestałem go stosować w ogóle. Nie wiem, dlaczego. Harmonogram pamięta za nas o zaplanowanym zadaniu konserwacji komputera, nie potrzeba tym sobie zaśmiecać mózgu. Dlaczego warto konserwować system, tego chyba nie muszę nikomu tego tłumaczyć? Wiadomo jednak, że jest to proces czasochłonny, więc najlepiej, aby proces odbywał się wtedy, kiedy nie absorbuje komputera potrzebnego do pracy. Ja rozwiązałem to w ten sposób, że zaplanowałem konserwację na noc z wtorku na środę. Zostawiam komputer na noc gdzie wykonuję się następujące czynności:

>> punkt przywracania systemu >> kopia ważnych plików oraz poczty >> czyszczenie katalogu temp >> defragmentacja >> skanowanie antywirusowe – pełne

Z wykonania każdej czynności dostaje raport mailowy, który porównuje z logami. O oszczędności czasu nie muszę mówić bo to chyba oczywiste. Wynik + 5 godzin

Tym osobą, które chcą lepiej zorganizować sobie czas polecam podaną na wstępie książkę, w której wspaniale zostało to opisane, szczególnie jeśli jest się z gałęzi IT. Jest ona cienka, pewnie dla tego aby można było znaleźć na nią … czas :P

W następnym wpisie chciałbym opisać jak przebiegła optymalizacja czasu w firmie.