Jak zorganizować i przeprowadzić wideokonferencję w firmie?

Rozwój technologii oraz obecnie panująca sytuacja na świecie wymusiły na wielu firmach otwarcie się na nowe możliwości. Jedną z nich są wideokonferencje, które umożliwiają zagraniczne spotkania czy też pracę zdalną. Jak odpowiednio zorganizować takie połączenie? Przygotowaliśmy krótki przewodnik o elementach, na które powinno się zwrócić szczególną uwagę, jako organizator takiego spotkania online.

Dźwięk

Dobry mikrofon to podstawa odpowiednio zorganizowanej wideokonferencji. Dźwięk z laptopa jest niewystarczający i będzie kiepsko słyszalny lub mocno zniekształcony. Mikrofony w laptopach zbierają dźwięk wyłącznie z kierunku, w który są wycelowane, dlatego to rozwiązanie jest nieprofesjonalne. Zainwestuj w dobry mikrofon, który będzie równomiernie zbierał głosy od wszystkich osób w sali, dzięki czemu unikniesz problemów z nieprawidłowym dźwiękiem.

Obraz

Równie ważnym elementem po mikrofonie jest kamera. Rynek oferuje ich mnóstwo, dlatego warto zwrócić uwagę w szczególności na rozdzielczość, która minimalnie wynosić powinna 720p, dzięki czemu rozmówca będzie widział nas w zadowalającej jakości.

Pomieszczenie

Nie zapomnij o odpowiednim ustawieniu kamery i mikrofonu w pomieszczeniu oraz samej aranżacji pokoju. Znajdź odpowiedni kadr i sprawdź, co będą w nim widzieć rozmówcy. Pomieszczenie musi być odpowiednio ciche, by nie zbierało zewnętrznych odgłosów i nie generowało echa. Ważne jest również oświetlenie i jego równomierny dopływ, by nie zakłócało przesyłanego obrazu.Na pewno nie obędzie się bez wykonania próby, bo tylko wtedy jesteś w stanie ocenić zarówno kadr, jak i poprawne ustawienia obrazu oraz dźwięku. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę, bo w razie problemów, możesz je naprawić jeszcze przed umówioną wideokonferencją.

Platforma

Najważniejszym aspektem jest jednak platforma i to od niej powinniśmy rozpocząć. Na rynku dostępnych jest wiele opcji, które służą do połączeń wideo. Wiele popularnych rozwiązań zapewnia bezpłatny dostęp ograniczonej liczbie użytkowników, a w przypadku korzystania większej liczby osób z platformy należy opłacić abonament. Wadą gotowych rozwiązań jest to, że nie mamy wpływu na ich funkcjonowanie, dlatego coraz częściej firmy decydują się na własne oprogramowania.

Systemy do wideokonferencji

Jeśli poszukujesz sprawdzonego wykonawcy do stworzenia własnego oprogramowania warto sprawdzić ofertę naszego software house’u Smartbees. Doświadczony zespół programistów oraz dedykowany project manager nie tylko wykonają projekt, ale także doradzą i pomogą dopasować oprogramowanie do wymagań konkretnej branży. Na ich stronie można znaleźć opinie klientów, dla których Smartbees opracował własny system do telekonferencji dla firm o którym możesz przeczytać tutaj -  https://smartbees.pl/uslugi/aplikacje-internetowe/system-do-wideokonfe...

Pamiętaj, że staranna organizacja wideokonferencji wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego. Właściwe ustawienia połączenia i jego poprawny przebieg to wyraz szacunku dla osób, z którymi rozmawiamy, dlatego konieczne jest należyte zadbanie o każdy możliwy element.