Office 365 - praca grupowa cz.2

Pod poprzednim wpisem otrzymałem sporo pytań dotyczących pracy grupowej. Przygotowałem więc nowy scenariusz, w którym mam nadzieje rozwieje większość z nich.

Scenariusz

• W programie Word 2013 utworzyłem plik Test i zapisałem go w chmurze
• Po zalogowaniu się do konta SkyDrive wysłałem link z plikiem do innego użytkownika w postaci wiadomości mail
• Użytkownik numer 2 dostał wiadomość. Po kliknięciu na link został przekierowany do pliku w mojej chmurze. Do wyboru miał możliwość otwarcia pliku w Office Web Apps lub w programie Word 2013 zainstalowanym na jego komputerze. Wybrał drugą opcję

Zaczynamy edytować plik

Podobnie jak w poprzednim scenariuszu zarówno ja jak i drugi użytkownik otrzymaliśmy powiadomienia, że plik jest edytowany przez więcej niż jedną osobę.

Treści, które są tworzone lub edytowane przez innego użytkownika są wyróżnione, o czym informuje nas komunikat.

W przypadku gdy jeden z użytkowników wprowadził zmiany zostajemy o tym poinformowani. Podobnie wygląda sprawa, gdy użytkownicy jednocześnie edytują dokument ale przy założeniu, że są edytowane inne sekcje dokumentu - wtedy na obu kontach użytkowników pojawia się informacja o dostępnej aktualizacji.

Nie ma praktycznie żadnego znaczenia, czy edytowany jest tekst, dodawana tabela, czy wstawiane jakieś autokształty. Mechanizm wygląda identycznie. Co jednak się dzieje, gdy więcej niż jeden użytkownik próbuje edytować ten sam fragment tekstu np. wykres czy tabele? Tylko użytkownik, który pierwszy rozpoczął edycję tej sekcji ma prawo ją edytować. Pozostali mają zablokowany dostęp do tego fragmentu dokumentu i muszą czekać, aż użytkownik zapisze dokument.

Otrzymujemy informację, który użytkownik edytuje w tym momencie zablokowaną sekcję.

Bardzo fajnie wygląda system komentarzy. Każdy użytkownik może dodawać komentarze oraz komentować komentarze poprzednich użytkowników. Mechanizm działania jest identyczny jak w przypadku edycji dokumentu.

Co się dzieje z samym plikiem podczas edycji? Plik jest traktowany jako jeden dokument, nie ma czegoś takiego jak scalanie bo wszyscy pracują na tym samym pliku. Zapisywana jest zawsze aktualna wersja pliku wszystkich użytkowników. Każdy z użytkowników ma równe prawa co do edytowanego dokumentu. Nie ma czegoś takiego jak możliwość zablokowania zmian innego użytkownika, czy mechanizm zatwierdzania zmian. Oczywiście, każdy z użytkowników może edytować czy skasować treści tworzone zarówno przez siebie jak i przez innych użytkowników.

Nie ma możliwości cofania zmian dokonanych przez innych użytkowników( przynajmniej nie zauważyłem takiej opcji). Przyciskiem "Wstecz" można cofać zmiany tylko dokonane przez siebie, przycisk ten nie działa dla treści modyfikowanych przez innych użytkowników. Wszelkie zmiany w dokumencie widzimy dopiero, gdy klikniemy guzik "Dostępne aktualizacje". Przycisk ten powoduje również zapis aktualnego stanu naszego dokumentu i wysłanie go do chmury.

Nasze zmiany są zatwierdzane dopiero w momencie zapisu dokumentu. Obowiązuje zasada kto pierwszy ten lepszy. Czyli jeśli jako pierwsi dodajemy kolejne akapity, tabele czy grafiki ostateczna kolejność treści będzie obowiązywać w kolejności edycji (uwaga Edycji a nie Zapisu!!). Oznacza, to że osoba która jako pierwsza rozpocznie edycję kolejnego akapitu rezerwuje dla siebie ten obszar, a kolejne osoby mogą wybrać czy swoje części dokumentu chcą dodać przed czy po edytowanym akapicie.

Na zdjęciu widać, że użytkownik Ziemowit Kasiński rozpoczął edycję akapitu. Kolejny użytkownik może dodawać swoje treści zarówno powyżej jaki o poniżej zarezerwowanego obszaru.

Informacja, że dany użytkownik edytuje jakąś sekcję pojawia się w czasie rzeczywistym, jednak aby zobaczyć jakie zmiany zaszły, użytkownik edytujący musi zapisać plik, a my musimy kliknąć guzik "Dostępne aktualizacje".

Office Web Apps

Podobnie wygląda sytuacja gdy obaj użytkownicy zamiast w programie desktopowym edytują plik w Office Web Apps. Otrzymują monit, że dokument jest edytowany przez drugą osobę. Dostępne są również powiadomienia o aktualizacjach. Nie ma jednak informacji w czasie rzeczywistym o edycji danego fragmentu przez innego użytkownika. Co się stanie gdy dwaj użytkownicy zechcą edytować ten sam fragment dokumentu? Pojawia się taki oto komunikat:

Klikając guzik "Rozwiąż konflikty" możemy wybrać czy chcemy zostać ze swoimi zmianami czy też wybieramy zmiany innego użytkownika.

Na koniec

Mam nadzieje, że udało mi się odpowiedzieć na większość pytań. Gdyby pojawiały się kolejne, to oczywiście w miarę możliwości przetestuje inne scenariusze i odpowiem na nie.