Nowy Płatnik gotowy na e‑akta. W końcu można przechowywać cyfrowe akta pracowników

Projekt e-akta jest jednym z działań, mających na celu ułatwienie prowadzenia firmy, a dotyczy przechowywania akt pracowników. Od 1 stycznia 2019 roku skrócony został okres przechowywania akt pracowniczych (Dz.U.z 2018 r. poz. 357). Akta wszystkich nowo zatrudnianych osób będą przechowywane przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyła się umowa lub ustał stosunek pracy. Wcześniej było to 50 lat. Zmiana dotyczy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub umowę zlecenie.

Zmiany obejmują także strefę cyfrową. Pracodawcy mogą już przechowywać akta pracowników w postaci cyfrowej. Dla pracodawców oznacza to mniej kłopotów z przechowywaniem dokumentów, szybszy dostęp do nich i związane z tym oszczędności. Pracownicy zapewne skorzystają na lepszym zabezpieczeniu swoich danych, jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem. Od początku 2019 roku pracodawcy mogą przekazywać w postaci elektronicznej dane pracowników do ZUS, dzięki czemu pracownicy nie będą musieli gromadzić papierowych dokumentów i będą mieli łatwiejszą drogę przy staraniu się o rentę czy przejściu na emeryturę.

Większość zmian w nowym Płatniku związana jest właśnie z projektem e-akta i cyfryzacją akt pracowniczych. Ponadto nowa wersja płatnika obsługuje nowe i zmienione formularze ubezpieczeniowe (ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS ZWUA, ZUS RPA, ZUS DRA cz.II i ZUS RCA cz.II). W kartotece płatnika można zobaczyć informacje o złożonym lub odwołanym ZUS OSW i ZUS RIA, informacje o najniższej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz liczbę dni prowadzenia działalności gospodarczej.

ZUS poleca też korzystanie z programów kadrowo-płacowych lub biur rachunkowych, które rejestrują już dane wymagane przepisami o e-aktach. Przed aktualizacją programu zaś warto zrobić kopię zapasową bazy danych. Nowy Płatnik działa na systemach Windows Vista z SP2 i nowszych.

najnowszą wersję programu Płatnik znajdziecie w naszej bazie programów dla firm.