Serwerownia od nowa (cz.2)

Oprogramowanie

Dotychczasowe doświadczenie zdobyłem pracując jedynie na oprogramowaniu Microsoftu, nie zakładałem więc innej możliwości niż pójście dalej tą ścieżką. Więc Windows Server 2008 R2 dla dwóch serwerów, dla jednego pewnie SQL Server 2008, około 20 użytkowników… znów szukam. Idealnym kandydatem stał się Small Business Server 2011 w wersji Standard. Po pierwsze - limit liczby użytkowników wynosi 75, więc margines zapasu jest dosyć duży (wersja Essentials ogranicza liczbę użytkowników do 25, więc tutaj ryzyko niedoszacowania ilości licencji było duże). Po drugie - dodatkowe usługi: Sharepoint Foundation, WSUS i Exchange do wykorzystania w przyszłości. Po trzecie - dzięki dodatkowi Premium Add‑On, otrzymuję dodatkową licencję na Server 2008 R2 i SQL Server 2008. Więc po analizie wyszło tak: na serwerze przeznaczonym na ERP będzie ”goły” Server 2008 R2 - licencje na SQL Server i tak należy zakupić razem z systemem ERP (najczęściej są to tańsze wersje Run‑time na wyłączność instalowanego systemu), a na serwerze AD będzie SBS 2011 i „dodatkowy” SQL Server, pomimo, że domyślnie instalowana jest wewnętrzna baza danych. Zgodność tej konfiguracji z wymogami licencyjnymi Microsoft została oczywiście zweryfikowana na infolinii. Więc wygląda na to, że dobrane idealnie…

Ofertowanie

Podczas wyboru sprzętu i oprogramowania, szczególnie jeżeli mówimy o wartościach idących w dziesiątki tysięcy, warto zebrać kilka konkurencyjnych ofert. Przede wszystkim dla siebie – dla upewnienia się, że planowana przez nas konfiguracja jest powtarzalna i standardowa oraz że nie stanowi wymysłu jakiegoś szalonego dostawcy, dla oszacowania i porównania kosztów, ale może też być podyktowana wewnętrznymi zasadami zakupów panującymi w firmie. Poza tym, każdego dostawcę można delikatnie „pociągnąć za język” w kwestiach sprzętu: czego się najwięcej sprzedaje, jak z doświadczenia ocenia różnych producentów, ich sprzęt i usługi, itp. To darmowe źródło wiedzy, którego nie sposób przecenić. Ja, z gotową doprecyzowaną listą zakupów, zebrałem oferty od pięciu firm. Oczywiście warto proces ofertowania zaplanować z przynajmniej 3‑tygodniowym wyprzedzeniem, żeby „nakręcić” trochę dostawców, mieć czas na negocjacje i spokojnie przeanalizować wszystkie warunki zakupu. U mnie trwało to praktycznie cały miesiąc, ale dzięki temu dostawcy sami dzwonili po kilku dniach ciszy i dopytywali o dalsze działania, na co ja mogłem z całym spokojem odpowiadać, że analizuję ich ceny i ceny konkurencji, i niestety wcale nie wygląda to dobrze… Oczywiście odpowiadałem zawsze zgodnie z prawdą – jeżeli jedna z ofert wyróżniała się od początku procesu niską ceną, to poinformowałem o tym dostawcę, ale nadal nie dając mu pewności, że to on zostanie wybrany. Dlaczego? Ponieważ dając mu tę pewność zamknąłbym sobie drogę do dalszych negocjacji, a moim argumentem w rozmowie był fakt „podejrzanie niskiej ceny” co mogło świadczyć np. o jego niezrozumieniu zapytania ofertowego i nie wzięciu pod uwagę jakiegoś składnika do wyceny. Dokładniej o tym efekcie napiszę jeszcze w dalszej części, bo rzeczywiście w moim przypadku on wystąpił. Jak pisałem wcześniej, dostawcy mnie męczyli o decyzję, ja ich o niższe ceny – w efekcie od niektórych udało mi się zebrać po kilka wersji, które dobitnie pokazują jak w trakcie negocjacji zmieniają się ceny. Efekt: dobrych kilka procent taniej od ceny początkowej, co przy tej wartości zamówienia dało… koszt UPSa. Poza tym rokowania wywróciły do góry nogami klasyfikację wstępną. Dostawca, który na początku proponował najkorzystniejsze ceny, nie był w stanie zejść z nimi do poziomu konkurencji. Natomiast firma, która przedstawiła najsłabszą ofertę (i cenowo i jakościowo, o tym za chwilę), ostatecznie po kilkunastu mailach, rozmowach telefonicznych i kilku wersjach ofert, zwyciężyła. Ostatecznie skupiłem się na dwóch najbardziej rokujących ofertach i porównując już wszystkie niuanse, jak np. koszty transportu, termin realizacji i warunki płatności i tak doszedłem do zwycięskiej oferty. Dobrze jest oczywiście podziękować wszystkim pozostałym oferentom za poświęcony czas i powiadomić oficjalnie że ich oferta nie została wybrana, co oczywiście uczyniłem. Natomiast z wybranym dostawcą należało jeszcze podpisać umowę na dostarczenie sprzętu i oprogramowania, złożyć oficjalne zamówienie i… wypatrywać kuriera z paczkami.

Wracając do tematu „jakości” oferty, to ma ona dla mnie, może jako pedanta, również istotne znaczenie. Bezładnie zgrupowane pozycje, nie podsumowane, przemieszane waluty, kilka załączników do ofert – to wszystko znacznie utrudnia analizę i dla mnie jest również wyznacznikiem jakości obsługi. Krótko mówiąc – po ofercie, poziomie rozmów, kulturze osobistej przedstawicieli, możemy sporo wywnioskować na temat samej firmy. Z drugiej strony, pozorna grzeczność i sympatia przedstawiciela może wynikać jedynie z chęci zrobienia dobrego wrażenia i sprzedania produktu, a po sfinalizowaniu transakcji może pokazać on swoje prawdziwe oblicze. Tak czy owak, uważać należy na każde słowo, pytać o wszystko z góry, rozwiewać wątpliwości, a przede wszystkim dokumentować przebieg procesu – zapisując wszystkie maile, robiąc notatki w trakcie rozmów, itp. Jak się okaże w moim przypadku, nawet przecinek w ofercie może mieć znaczenie…

W kolejnej części: Przesyłka i Instalacja. Zapraszam do lektury.