Zakładamy działalność gospodarczą przez Internet — poradnik

Mogę się założyć, że zapewne wielu z Was myślało już nieraz o założeniu własnej działalności. Czy to podczas tworzenia oprogramowania znajomej osobie, a może przy przysłowiowej naprawie komputera zaprzyjaźnionej firmie. Założenie działalności gospodarczej nie może być oczywiście pochopną decyzją, aczkolwiek warto wiedzieć, że sam proces rejestracji staje się coraz prostszy, a większość spraw można już załatwić całkowicie online.

W tym małym poradniku przedstawię, jak szybko założyć jednoosobową działalność gospodarczą online. Schemat będzie opierał się na założeniu, że chcemy jak najwięcej załatwić spraw przez internet, nie wychodząc z domu. Nowa firma będzie typową jednoosobową działalnością gospodarczą. Zakładam również, że osoba zakładająca firmę nie posiada podpisu elektronicznego (certyfikat kwalifikowany).

Do dzieła!

Założenie Profilu Zaufanego w ePUAP [online]

Zanim faktycznie rozpoczniemy proces zakładania nowej firmy, warto zarejestrować się na platformie ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Umożliwia ona komunikację z  jednostkami administracji publicznej, zaś Profil Zaufany umożliwia składanie pism elektronicznych ze skutkiem prawnym. Zupełnie bez wychodzenia z domu można załatwić wiele spraw urzędowych. Możliwe, że część z Was już mam Profil Zaufany, gdyż za jego pomocą można było w ostatnich wyborach dopisać się do spisu wyborców.

Lista spraw, jakie można załatwić w ePUAPie, jest całkiem spora i ciągle jest rozszerzana. Aktualny katalog można znaleźć pod linkiem Katalog spraw.

Dodatkowo Profil Zaufany w CEIDG pozwala na szybką edycję danych firmy przez internet, a także (jeśli zajdzie taka potrzeba) zawieszenie/wznowienie/zakończenie działalności. Niestety Profil Zaufany trzeba potwierdzić w dowolnym urzędzie, na szczęście robimy to tylko jednorazowo.

Przystąpmy zatem do założenia Profilu Zaufanego:

1. Po wejściu na stronę ePUAP klikamy na przycisk Zarejestruj się.
2. Podajemy swoje dane. Tutaj Warto wpisać nr telefonu komórkowego, aby autoryzować wszelkie działania poprzez kod z SMSa (zaznaczamy opcję Dodatkowo potwierdzaj logowanie do ePUAP kodami do autoryzacji)
3. Po wysłaniu formularza rejestracyjnego musimy niestety odwiedzić osobiście urząd, aby potwierdzić Profil Zaufany. Co ważne, jest to dowolny urząd, niezależny od miejsca zameldowania czy zamieszkania. Wyszukiwarkę najbliższych urzędów znajdziemy pod tym linkiem: Lista punktów potwierdzających Profil Zaufany. Pamiętajmy aby wziąć z sobą dowód osobisty lub paszport.

Aktualizacja

Obecnie profil zaufany można założyć całkowicie online. Weryfikacją zajmuj się np. nasz bank. w którym mamy konto: weryfikacja za pomocą zewnętrznego dostawcy tożsamości (na przykład ba....

Założenie konta w CEIDG [online]

Mamy już profil zaufany, zatem można przystąpić do zakładania firmy. Zanim faktycznie to zrobimy, musimy założyć konto w CEIDG. Dzięki temu połączymy Profil Zaufany z CEIDG.

Portal CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) umożliwia założenie firmy online. Mając tam konto można zarządzać danymi w CEIDG bez wizyty w urzędzie.

Przystąpmy zatem do założenia konta w CEIDG:

1. Po wejściu na stronę CEIDG klikamy na przycisk Załóż konto.
2. Wybieramy sposób potwierdzenia tożsamości: Profil Zaufany ePUAP.
3. Wybieramy oczywiście opcję: Portal ePUAP - logowanie przy użyciu hasła, czyli logujemy się do ePUAPu.
4. W kolejnych krokach uzupełniamy wymagane dane o użytkowniku.

W zależności od wybranego sposobu autoryzacji, przy logowaniu do ePUAPu będziemy musieli podać kod SMS lub przesłany na email.

W tym momencie mamy już założone konto na CEIDG. Czas zatem na założenie firmy.

Założenie firmy w CEIDG [online]

Doszliśmy do finalnego etapu poradnika. Po zalogowaniu się do naszego konta na CEIDG wybieramy Załóż działalność gospodarczą.

Co więcej, sam kreator dostarcza wielu podpowiedzi, zaś w sieci znajdziemy olbrzymią ilość informacji na temat poprawnego wypełnienia wniosku.

Proces składania wniosku przedstawia poniższa grafika:

Omawiany przypadek opisuje ścieżkę A - podpisujemy wniosek elektronicznie poprzez Profil Zaufany ePUAP.

Co przygotować?

• Dowód osobisty
• Przeanalizować w jakiej formie będziemy płacili podatek dochodowy
• Przeanalizować rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej
• Zebrać adresy zameldowania, firmy, kontaktowe itp.
• Wybrać kody PKD, które będą charakteryzowały naszą działalność: lista kodów

O czym pamiętać?

• Warto podczas wypełniania winsoku zdecydować się, czy będziemy sami prowadzili dokumentację rachunkową czy zlecimy to firmie zewnętrznej.
• Konto bankowe najczęściej zakłada się po założeniu firmy, zatem dane do niego można uzupełnić później online, podczas edycji danych. Co ważne, kontem firmowym może być także nasze konto prywatne.
• Jeśli pierwszy raz zakładamy firmę zapewne nie mamy jeszcze numeru NIP, aczkolwiek sprawdźmy czy przy pierwszej rejestracji w Urzędzie Skarbowym nie został on nam nadany.
• Działalność można już założyć w dniu wysłania wniosku.
• Finalizacja rejestracji działalności gospodarczej trwa niecałe 24h.
• Warto pamiętać, że w przypadku niektórych specyficznych działalności należy uzyskać koncesje, zezwolenia, licencje i/lub zgłosić się do PIP i Sanepidu (np. gdy będziemy sprzedawali alkohol, prowadzili biuro rachunkowe).
• Po założeniu firmy, możemy edytować dane o firmie całkowicie online, przez portal CEIDG.
• Pieczęć firmowa nie jest wymagana.
• Warto podać adres email we wniosku, wówczas będziemy informowani o statusie wniosku

Data wysłania wniosku, a data rozpoczęcia działalności

Data wysłania wniosku równoznaczna jest ze datą jego podpisania (elektronicznie przez Profil Zaufany). W samym wniosku trzeba podać datę rozpoczęcia działalności. Data ta może być datą złożenia wniosku lub datą przyszłą (nie może być datą przeszłą!).

Najszybciej możemy założyć firmę już w dniu wysłania wniosku. Mając NIP można już zatem tego samego dnia wystawić fakturę.

Wypełnienie wniosku anonimowo

Sam proces wypełniania może odbywać się również anonimowo. Wówczas po wypełnieniu formularza, nasz wniosek będzie czekał w Urzędzie Gminy i należy go w takim wypadku potwierdzić osobiście na miejscu. Oczywiście nie korzystamy z tej opcji, gdyż mamy konto ePUAP, za pomocą którego możemy potwierdzić dokument. W ten sposób możemy jednak sprawdzić testowo, jak wygląda wypełnianie wniosku. Co więcej, wygenerowany dokument możemy zapisać jako plik XML, który zaczytamy podczas właściwego już wypełniania formularza.

Wypełnienie wniosku jako użytkownik ePUAP

Załóżmy jednak, że jesteśmy już zalogowani i chcemy uzupełnić i wysłać formularz. W tym momencie możemy zdecydować się czy uzupełniamy wniosek od początku, czy zaczytujemy wypełnione dane do wniosku z pliku XML:

Mała uwaga. Niestety w systemie do generowania pliku wkradł się malutki błąd. Do pliku XML nie jest zapisywany wybór z pola Czy chcesz dodać / podać miejsca wykonywania działalności gospodarczej ? w etapie Opis działalności - krok 3 (gdy wybierzemy Nie, opcja nie jest zapamiętywana). Tutaj za każdym razem, przy wczytywaniu pliku XML, należy wybrać wartość z listy.

Dodatkowo system pozwala na wypełnienie wniosku poprzez kreator lub w klasycznej formie, za pomocą formularza. Gorąco polecam skorzystanie z kreatora, który znacznie ułatwi ten proces.

Kreator upraszcza tworzenie wniosku, jest ona także bardziej czytelny niż standardowy formularz.

W każdej chwili uzupełniony wniosek można podejrzeć (przycisk Wyświetl wniosek), a także pobrać postęp naszych prac na dysk w postaci pliku XML (przycisk Pobierz plik XML).

Po zakończeniu uzupełniania winsoku wystarczy już tylko wysłać go poprzez kliknięcie na przycisk. Końcowy status rejestracji zostanie wysłany na pocztę.

W tym momencie rozpocznie się rejestrowanie firmy przez system CEIDG, który automatycznie:

1. Zweryfikuje tożsamości obywatela polskiego (PESEL)
2. Zweryfikuje obywatelstwo[ (Pobyt/Karta Polaka/inne)
3. Zweryfikuje/nada numer NIP (Urząd Skarbowy)
4. Zweryfikuje zakaz prowadzenia działalności gospodarczej (Krajowy Rejestr Karny)
5. Zweryfikuje/bada numer REGON (GUS)
6. Zgłosi płatnika w ZUS/KRUS

Wybór formy ubezpieczenia - ZUS ZUA/ZZA [wizyta w ZUS]

Niestety, system zakładania działalności gospodarczej nie jest idealny. Mimo że CEIDG zweryfikuje i wyśle za nas wniosku do wymienionych urzędów, to nie obędzie się (jeszcze) bez wizyty w urzędzie.

W ciągu siedmiu dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej należy udać się do ZUS, celem wybrania odpowiednich składek. Należy wypełnić wówczas w wersji papierowej odpowiedni formularz: ZUS ZUA (w przypadku, gdy prowadzenie działalność gospodarczej jest naszym jedynym zajęciem) lub ZUS ZZA (gdy oprócz prowadzenia działalności gospodarczej mamy pełnoetatową pracę płatną powyżej minimalnej pensji krajowej).

To w tym miejscu decydujemy, czy będziemy odprowadzali mniejszy ZUS. Sam formularz jest niezmiernie prosty (link z pomocą), jedyną zagwozdką zapewne będzie Kod Tytułu Ubezpieczenia. W większości przypadków będzie to kod: 05 10 0 0 (nie przysługuje ulgowa stawka ZUS ) lub 05 70 0 0 (przysługuje ulgowa stawa ZUS). Chcąc być pewnym czy możemy skorzystać z ulgi, warto przeczytać dokument ZUS radzi - Kto może skorzystać z preferencyjnych składek.

Rejestracja płatnika podatku VAT - VAT‑R (opcjonalnie!) [wizyta w US]

W przypadku, gdy chcemy zostać płatnikiem VAT (mamy zamiar odliczyć np. paliwo, zakupiony sprzęt) należy uzupełnić formularz VAT‑R. Uzupełnienie tego wniosku sprowadza się w większości przypadków do zaznaczenia pola nr 33 (podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy). Po szczegóły odsyłam do poradnika.

Co ważne, od 1 stycznia 2015 r. rejestracja przedsiębiorcy dla celów VAT jest bezpłatna. Zapłacimy jedynie wówczas, kiedy wystąpimy z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji, wówczas należy uiścić opłatę w wysokości 170 zł.

Wniosek należny złożyć nie później niż przed uzyskaniem pierwszych przychodów. Musimy zrobić to niestety także osobiście (nie zrobi tego nawet pełnomocnik). Nie można wysłać go również poprzez e‑Deklaracje bez podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem (Profil Zaufany nie wystarczy).

Uwaga na oszustów!

Przypomnę jeszcze raz, że 

założenie firmy jest całkowicie bezpłatne!

Niestety, oszuści znaleźli sposób na wyłudzenie pieniędzy i tutaj. Jak wiadomo, dane wszystkich firm (z adresem łącznie) dostępne są na stronie CEIDG. Naciągacze wyszukują nowe firmy i wysyłają do nich pisma, które nagabują i wyciągają pieniądze na rejestrację w fikcyjnych bazach danych przedsiębiorców, podszywając się jednoczenie pod CEIDG.

Najczęściej są to pisma od firm krzaków, których nazwy są podobne do CEIDG (chociażby CEODG, CEDGIF, RDGIF itp.). W liście dostajemy wezwanie do zapłaty od 100 zł do 300 zł, a także gotowy blankiet, z uzupełnionymi naszymi danymi, do zapłaty.

Jeśli otrzymamy takie pismo, nie należy wpłacać pieniędzy na podane konta. Jest to próba oszustwa. Niestety takie praktyki są znane od lat i nadal nic z tym nie zrobiono.