Kilka słów o tym jak założyłem firmę z unijną dotacją

Ziggurad na swoim blogu opisał proces przyznawania dotacji ze środków pochodzących z Urzędu Pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Ja natomiast postaram się przybliżyć cały proces pozyskiwania i późniejszego rozliczania dotacji z Unii Europejskiej. Największą, ale nie jedyną różnicą pomiędzy dotacja z EU a z PUP, jest kwota maksymalnej dotacji. Obecnie wynosi ona 40 tys. Część tych środków można przeznaczyć na zakup materiałów obrotowych, a nawet na samochód. Do tego trzeba doliczyć wypłacane w ratach wsparcie pomostowe w kwocie 9 tys. złotych. Zanim na dobre wystartują nabory z nowej perspektywy 2014-2020 zapraszam do lektury tego, jak wyglądał cały proces pozyskiwania dotacji w moim przypadku.

Praktycznie w ostatniej chwili dowiedziałem o naborze do projektów "Zielony przedsiębiorca" i „Śladami Steva Jobsa”. Obydwa projekty realizowała firma Enbit ze Słupska. Głównymi odbiorcami wsparcia były dwie grupy społecznych, i tak: w programie Śladami Steva Jobsa premiowe punkty otrzymywały osoby za wiek do 25 lat; program Zielony Przedsiębiorca premiował osoby 50+ i niepełnosprawne.

Oczywiście nic nie stało na przeszkodzie, aby aplikować do obu projektów jednocześnie. Mój wybór padł tylko na Zielonego Przedsiębiorcę.

Etap I - aplikacja i rekrutacja do projektu (styczeń)

Po formalnej ocenie wniosków, przyszła kolej na rozmowę z doradcami zawodowymi. Ostatnim elementem do zrealizowania na tym etapie było wypełnienie testu predyspozycji zawodowych pod kątem prowadzenia DZ. Przed rozmową kwalifikacyjną warto zapoznać się z kartą oceny merytorycznej formularza rekrutacyjnego. Wyczytać w niej można, na co muszą zwracać doradcy zawodowi podczas rozmowy. Dzięki czemu łatwiej będzie można sprzedać swój pomysł na biznes oraz zgarniemy więcej cennych punktów.

Etap II - Realizacja szkoleń z przedsiębiorczości (marzec)

Po ogłoszeniu ostatecznych wyników rekrutacji, ze 102 osób, które złożyły wnioski do drugiego etapu, przeszło 30 osób. Projekt zakładał przeszkolenie w grupach 10‑cio osobowych przyszłych przedsiębiorców. Szkolenia były obowiązkowe, a opuszczenie 20% zajęć z automatu wykluczało z dalszego udziału w projekcie. Siatka szkoleń wyglądała następująco:

• Kreatywność i innowacyjność w biznesie. Od pomysłu do biznesu - 16h
• ABC przedsiębiorczości, czyli udany start do własnej firmy- 32h
• Kobieca i męska strona biznesu- 8h
• Jak napisać dobry Biznesplan- 16h

Nieodpłatne szkolenie, w wymiarze 72 godzin, zostały uzupełniane indywidualnymi szkoleniami. Dodatkowe 2 godziny miały na celu dopracowanie biznesplanów pod okiem specjalistów.

Etap III - składanie biznesplanów oraz ostateczne wyniki (kwiecień)

Po złożeniu kompletów dokumentów, pozostało tylko cierpliwie czekać na ocenę biznesplanów. Z grupy 30 osób tylko 22 miały dostać dotację. Jednak, co było bardzo dziwne, regulamin projektu zakładał, że 18 osób, niezależnie od liczby odwołań, dostanie dotację od razu, a pozostałe 6 osób zostanie wybranych po aktualizacji listy rezerwowych. Innymi słowy, tylko 6 osób miało szansę na skuteczne odwołanie od pierwszej oceny. Każda kolejna osoba, pomimo przyznania większej liczby punktów odchodziła z kwitkiem. Pech chciał, że do 18 miejsca zabrakło mi tylko 0,5 punktu (na 100 możliwych). A jeszcze większy pech chciał, że po złożonym odwołaniu z miejsca 19 wylądowałem na 23.

Zająłem zaszczytne, pierwsze miejsce na liście bez dotacji. Nie wspominałem o tym wcześniej, ale głównym celem projektu było wspieranie innowacyjnej gospodarki. W teorii. Innowacyjne projekty typu- serwis druku3D- zostały odrzucone z powodu trudności w oszacowaniu liczby potencjalnych klientów. Natomiast sklep ze spodniami męskimi, przepraszam, zapomniałem o innowacji- sklep z dużymi rozmiarami spodni męskich dostał pełną dotację! Przykładów powszechnych projektów, które otrzymały dotację było znacznie więcej. Widocznie bycie zbyt innowacyjnym na lokalnym rynku to nie najlepszy pomysł.

Etap IV- podpisanie umowy z Operatorem

Osoby z ostatecznej listy podpisały umowy na początku maja. W okolicach 5 maja okazało się, że nie wszyscy otrzymali pełne dotację i zostało trochę środków do dyspozycji Operatora. Ponieważ byłem pierwszy na liście rezerwowej, to ja otrzymałem propozycję otrzymania niepełnej dotacji. Po 10 minutach od rozmowy miałem już zarejestrowaną działalność gospodarczą. Jednak zła passa się nie skończyła i przy podpisywaniu umowy okazało się, że nie otrzymam wsparcia pomostowego. Oczywiście mogłem nie podpisywać umowy, ale miałem już zarejestrowaną działalność (przez kilka dni) w związku z czym nie mógłbym ubiegać się przez rok o dotację z Urzędu Pracy. Jednym z pytań przy ubieganiu się o dotację jest właśnie pytanie, czy w ostatnim roku (bądź trzech latach) była prowadzona działalność gospodarcza. Możliwe odpowiedzi tak/nie. Nie zakładają, że ktoś mógł prowadzić firmę przez kilka dni. Aby otrzymać dotację wymagane jest poręczenie, w moim przypadku wystarczył jeden żyrant zarabiający płacę minimalną.

Etap V- kolejne szkolenia

Na przełomie maja i czerwca nastąpiła kolejna seria szkoleń. O ile na szkolenia w marcu frekwencja była niemal 100%, to po otrzymaniu dotacji podejście do szkoleń było o wiele luźniejsze. Tematyka szkoleń prezentowała się następująco:

• Kreowanie profesjonalnego wizerunku- 16h
• Jak pozyskać nowych klientów?- 16h
• Ekologiczne prowadzenie biura- 16h
• Zarządzanie sobą w czasie- 16h

Kolejne 64 godziny, przeważnie średnio przydatnych szkoleń. Niektóre szkolenia bardzo mnie rozczarowały i nie wniosły kompletnie niczego nowego. Nie nazwałbym tego stratą czasu, raczej stratą pieniędzy, które mogły być przeznaczone na inny cel. Po zakończeniu szkoleń grupowych, każdy z uczestników projektu otrzymał usługi doradcze o charakterze specjalistycznym. Średnio po 10 godzin na osobę. Te godziny każdy mógł przeznaczyć na dowolne szkolenia. Większość osób wybierała doradztwo księgowe i marketing. Ja swoje godziny zleciłem grafikowi celem wykonania logo firmy.

Etap VI - rozliczanie dotacji

Zgodnie z regulaminem projektu, zakupy towarów z harmonogramu rzeczowo- finansowego mogłem rozłożyć na trzy miesiące. Ostatniego zakupu dokonałem 30 czerwca, więc do 1 sierpnia musiałem złożyć wszystkie faktury wraz z rozliczeniem. Każda pozycja na fakturze musiała być opisana i odnosić się do pozycji z harmonogramu rzeczowo- finansowego. Należało również załączyć potwierdzenie wykonania przelewu. Co ciekawe wszystkie zakupy dokonane przez Allegro należało dodatkowo udokumentować potwierdzeniem zamówienia z Allegro (zakładka moje zakupy). Papiery mnożyły się w zastraszającym tempie.

Etap VII - kontrola

Według regulaminu projektu, każdy beneficjent pomocy godzi się na min. 4 kontrole. Pierwsza kontrola zjawiła się po miesiącu od zatwierdzeniu rozliczenia dotacji. Na szczęście termin wizyty ustalany jest z kilkudniowym wyprzedzeniem. Wizyta trwałą dobre 90 minut, każda pozycja z harmonogramu rzeczowo- finansowego została sfotografowana. Dokładnie taka sama kontrola ma mieć miejsce w kwietniu, czyli w ostatnim miesiącu obowiązywania umowy z operatorem.

Na chwilę obecną jedynym moim obowiązkiem względem Operatora jest comiesięczne wysyłanie oświadczenia o niezaleganiu składek do ZUS oraz przesyłanie ankiet satysfakcji z prowadzenia działalności gospodarczej.

Wsparcie pomostowe

Pozostałe osoby z projektu, co miesiąc przez pół roku otrzymywały "kieszonkowe" w wysokości 1500 zł. Większość osób płaciła co miesiąc dwukrotnie ZUS, dzięki czemu już po 6 miesiącach spełnili obowiązek utrzymania firmy przez rok. Pozostałą kwotę, czyli ok 3000 zł można było przeznaczyć na paliwo, rachunki, czyli ogólnie na wszystkie zobowiązania firmy. Dla mnie w budżecie projektu zabrakło środków na wypłatę wsparcia pomostowego, natomiast bez problemu znalazły się pieniądze na dodatkowe szkolenie.

Na koniec garść wskazówek i uwag odnośnie procesu rekrutacji i rozliczania dotacji.

• Wszystkie pytania i wątpliwości odnośnie projektu warto zadawać w formie elektronicznej. W projekcie, w którym uczestniczyłem pojawiła się w maju informacja, że po spełnieniu kilku wymogów formalnych, możliwy będzie zakup towarów od osób prywatnych. Natomiast w lipcu otrzymaliśmy "przypomnienia", że takie zakupy możliwe są tylko po wcześniejszej pisemnej zgodzie Operatora.
• Lista zakupów z dotacji nie powinna być zbyt długa. Długa lista nie potrzebnie wydłuża proces rozliczania i kontroli. np. oprogramowanie można nabywać, ze wsparcia pomostowego.
• Warto grupować pozycję z harmonogramu rzeczowo- finansowego. Dzięki takiemu zabiegowi w dowolny sposób można przesuwać środki bez konieczności składania pism informacyjnych o zmianie ceny do Operatora. Zgadzać musi się tylko końcowa suma pozycji (oczywiście dalej obowiązują widełki procentowe)
• Należy dokładnie przeczytać regulamin projektu. I to nie tylko jeden raz. W regulaminie znajdują się wszystkie informacje odnośnie wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych oraz maksymalne kwoty, jakie można przeznaczyć na środki obrotowe (a w zależności od projektu również na środki transportu)
• W odróżnieniu od dotacji z PUP, z dotacji z UE można odzyskać zapłacony podatek VAT ( dodatkowe ok. 9000zł)

Bezzwrotna dotacja z UE ma wiele zalet, a osoby które otrzymały wparcie pomostowe praktycznie nie ryzykują własnych pieniędzy. Jeżeli biznes się nie uda, po prostu zwiną interes. Sam proces od przystąpienia do projektu do podpisania umowy trwał ponad pół roku. Do tego trzeba doliczyć 148 godzin obowiązkowych szkoleń. Chociaż mi udało się tylko połowicznie, to i tak uważam, że warto powalczyć o pieniądze z UE na rozpoczęcie własnego biznesu.