Pełzanie zakresu - projekt IT nad przepaścią

Ostatnio kilku blogerów rozpisywało się odnośnie zarządzania projektami IT, problemami w biznesie itp.

W swoim wpisie chciałbym opisać pewną patologię, która może zdarzyć się w każdym projekcie IT. Bez względu na to, czy to duże, czy małe przedsięwzięcie.

Pełzanie zakresu

Pełzanie zakresu (scope creeping) jest zjawiskiem, które może zrujnować każdy projekt. Jest to nic innego, jak sukcesywne dodawanie małych zmian w projekcie. Owe poszerzenia zakresu teoretycznie nie wnoszą wiele zmian w projekcie. Nie są również, z założenia, pracochłonne.

Jednakże, jeśli tych zmian będzie coraz więcej i nikt nie będzie mógł nad nimi zapanować, koszty projektu wzrosną, a nawet może on zostać anulowany.

Wzrost wymagań

Przed rozpoczęciem prac, klient i wykonawca spotykają się, aby ustalić wspólny cel, czas realizacji, harmonogram, budżet itp.

Niestety, w miarę tworzenia projektu, klient staje się coraz bardziej wymagający, chcący dodać malutkie zmiany, "nie wpływające" na projekt.

Im projekt sie rozwija, tym klient lepiej wie czego chce. Widzi co ma konkurencja. Dodatkowo mając wstępnie przyjęty zakres prac i ogólny zarys wizji całości, może bardziej sprecyzować swoje wymagania.

Wszelkie zmiany są zawsze małe i nieistotne z punktu widzenia klienta. Jednakże ich ilość, może stać się plagą i doprowadzić do posypania się harmonogramu i bałaganem w zarządzaniu projektem.

Między młotem, a kowadłem

Kierownik projektu jest w dość niezręcznej sytuacji. Nie może odmówić dla klienta, gdyż np. projekt jest duży i zleceniodawca mógłby uciec do konkurencji. Często zmiany są faktycznie niewielkie, więc korekta harmonogramu/budżetu nie jest teoretycznie potrzebna. Nic nie wskazuje na to, iż zmiany mogą stać się w przyszłości największą bolączką w zarządzaniu danym projektem.

Wart zwrócić uwagę na osoby z wewnątrz, które nieświadomie, "sabotują" projekt. Często taką role odgrywają handlowcy i/lub osoby odpowiedzialne za kontakt z klientem. Ich rady/podpowiedzi, dla klienta stają się inspiracją do poszerzania zakresu funkcjonalnego, motorem do zmian i dodawania "nic nieznacznych zmian".

Antidotum

Jak walczyć z pełzaniem zakresu: - jasno zdefiniowane planowanie projektu, - klient powinien być zaangażowany w proces planowania jak najwcześniej, - określenie dopuszczalnych poziomów zmian, definicja stopnia ważności zmian, - dokładna analiza każdej nowej zmiany, - stworzenie dokumentacji, notatek ze spotkań.

Podsumowanie

Pełzanie zakresu to bardzo powszechny problem w projektach IT. Walka z omawianym zjawiskiem nie jest prosta i stanowi wyznanie dla nawet doświadczonych kierowników. Mając nawet małą jednoosobową firmę, warto przeanalizować, czy dany projekt, nie staje się obciążony pełzaniem wymagań i próbować przeciwdziałać.

Dziękuję i Pozdrawiam

Powiązane

http://en.wikipedia.org/wiki/Scope_creep - pełzanie zakresu (scope creeping) (wiki)

http://octigo.pl/2011/07/zarzadzanie-projektami/pelzania-w-projekcie/ - Pełzania w projekcie (Marcin Żmigrodzki)