Bycie dobrze zorganizowanym to połowa sukcesu

W tym wpisie chcę wam opowiedzieć o kilku rzeczach przy pracy z komputerem, które stosuję i które sprawiły, że mam bardziej uporządkowany dzień pracy.

Maile to nieodłączna część pracy z komputerem. Chcę was zachęcić do tego, abyście mieli kilka skrzynek mailowych. Jedna taka „poważna“, a druga do subskrypcji, zakupów, konkursów, korespondencji z kolegami. Dlaczego tak? Nie raz zdarzało mi się pomijać ważną wiadomość dlatego, że w mojej jedynej skrzynce były newslettery, do których kiedyś się zapisałem, informacje ze sklepów internetowych o nadchodzących promocjach lub nowościach, informacje że jestem szczęśliwcem i wygrałem telefon lub zegarek, muszę tylko odpowiedzieć na jedno pytanie i wysłać sms, lub też informacje o nadchodzących webinarach (bo kiedyś podałem maila aby pobrać „darmowy“ ebook) czy oferty ubezpieczeń auta i mieszkania (bo kiedyś zgodziłem się podać maila w porównywarce ubezpieczeń). Do tego mail z banku o zmieniających się opłatach bankowych, o super promocjach na hosting u rejestratora gdzie mam swoją witrynę, a także zachęta do pobrania programu Pity aby rozliczyć podatek (gdyż kiedyś pobrałem od nich program i podałem maila do założenia konta w „chmurze“) lub oferta nowej kurtki od Alledrogo. Do tego dochodzą reklamy i już mamy niezły gąszcz, w którym trudno odróżnić od tego co ważne, a co można pominąć. Kilka razy pominąłem wiadomości które mogły mi przynieść pieniądze od zleceniodawców bądź też spóźniłem się z przekazaniem opinii nt. projektu i od tego czasu postanowiłem coś z tym zrobić.

Założyłem nową skrzynkę tą „poważną“ i tego adresu e‑mail nie rozdaję na lewo i prawo. Ważne wiadomości ze śmieciowej skrzynki przepisałem na tą nową (używając opcji zmień preferencje newslettera lub też podając inny lub dodatkowy adres do logowania do serwisów). W starej skrzynce wypisałem się z niepotrzebnych subskrypcji aby mieć mniej wiadomości. Jeśli w internecie widzę ofertę np. podaj swój adres e‑mail aby pobrać ebooka to korzystam z serwisów typu 10 mins email, pobieram od razu pdf‑a i na moją skrzynkę mailową nie wpada mi później żaden spam. Tak samo rejestrując się na webinary czy wypełniając formularze na Facebooku podaję ten mniej ważny e‑mail albo alias @lykamspam.pl który utworzyłem na koncie o2. Alias można taki w każdej chwili wykasować, a wpada on do naszej podstawowej skrzynki @o2.pl

Jeśli już musimy podać gdzieś nasz adres e‑mail a korzystamy z Gmaila, to możemy podać adres w formacie: jan.nowak+fbkonkurs@gmail.com. Wszystko co po plusie jest ignorowane i wiadomość dotrze do naszej skrzynki jan.nowak@gmail.com, natomiast my będziemy wiedzieli skąd pochodzą nasze dane lub kto jest sprzedał. Warto za każdym razem podawać inny ciąg po plusie (bez znaków specjalnych, kropek, spacji, podkreślnika), który pomoże nam poznać na jakiej stronie wpisaliśmy nasz adres e‑mail. Pamiętajmy że w UE obowiązuje Rodo i mamy prawo do podglądu swoich danych, ich modyfikacji czy usunięcia. Pospolicie nazywa się to prawem do bycia zapomnianym.

Pamiętajmy też, aby jeśli nawet do skrzynki wpadną jakieś mało ważne wiadomości to usuwać je od razu lub też archiwizować. Na pierwszej stronie webmaila mam zawsze wiadomości z bieżącego miesiąca i w ten sposób nic ważnego nie ominę. Jeśli jednak nie przyjdzie nam tworzyć ważnej skrzynki „od zera“, to wypadałoby ją poczyścić. Jeśli korzystamy przy tym z webmaila (np. przez stronę www.gmail.com lub poczta.o2.pl) to jest to zabieg utrudniony, bo albo wyszukiwarka w poczcie jest uboga (aby na raz nie skasować setki maili z reklamami) albo też trzeba nauczyć stosować się operatorów filtrowania (np. From:jan.nowak@reklama.pl w Gmailu). Jest też inny sposób. Każda nowoczesna poczta wspiera protokół Imap, aby korzystać z poczty w zewnętrznym programie pocztowym. Podłączając np. taką darmową skrzynkę pod Thunderbirda i aplikując mu odpowiednie filtry lub instalując dodatki (np. filtr Bayesa) jesteśmy w stanie szybko wyczyścić naszą skrzynkę z niepotrzebnych wiadomości. Później możemy spokojnie korzystać z webmaila przez wiele miesięcy. Kończąc temat skrzynek, posiadam ich dwie. Tą ważną mam cały dzień otwartą, a tą spamową sprawdzam raz na 3 dni lub w zależności od potrzeb.

To co muszę zrobić w danym dniu jest zapisane w moim kalendarzu. Ale nie jest to byle jaki kalendarz, tylko prawdziwy organizer. Używam Essential Pim od wielu lat i nie wyobrażam sobie pracy przy komputerze bez niego. EPim to aplikacja na Windows i telefon i składa się z kilku modułów które kolejno omówię: kalendarz, lista zadań, notatki, kontakty, poczta, hasła. Kalendarz pozwala w sposób wizualny przedstawić rozkład dnia. Możemy tworzyć zadania lub spotkania na konkretną godzinę do wykonania, które mogą być przypominane kilka minut przed rozpoczęciem spotkania. Epima mam uruchomionego cały dzień, więc jak przyjdzie czas na wykonanie zadania to pojawi mi się okienko pop‑up na pulpicie. Każdemu zadaniu można przypisać postęp, np. 25% czy 100%. W ten sposób wizualnie zamykam sobie zakończone zadania, a dziennie wracam 2 tygodnie wstecz do tych które nie są zakończone na 100%. Zadanie można wyszukać po tytule lub treści wciskając Ctr+F. Kalendarz może wyświetlać widok 1 dnia, tygodnia (preferuję), miesiąca, roku oraz można wydrukować taki widok z zadaniami. Lista zadań robi to co wyżej tylko nie jest to widoczne w kalendarzu a w postaci listy. Zadania wykonane są przekreślone, a te niewykonane mają pusty checkbox. Zarówno kalendarz jak i moduł zadań posiadają funkcję zadań rekurencyjnych, czyli powtarzanych co ten sam okres czasu. Używam go np. aby nie zapomnieć podpisać listy obecności na koniec miesiąca. Domyślnie zadania są ułożone wg czasu rozpoczęcia zadania. Moduł notatek pozwala tworzyć rozdziały (np. Serwery, git, Erp, Witryny) i w każdym rozdziale możemy utworzyć dowolną ilość notatek. Notatki posiadają prosty edytor pozwalający formatować tekst, wstawiać obrazki lub hiperłącza. Edytor posiada opcję autozapisu, więc nagła awaria prądu nie pozbawi cię zapisanych danych. Moduł kontaktów pozwala dodać osobę wraz z nazwą firmy, jej stanowiskiem, zdjęciem, numerem telefonu stacjonarnego i służbowego, adresem e‑mail i adresem fizycznym oraz opatrzyć taki komentarz notatką. Moduł mailowy to po prostu klient pocztowy umożliwiający odbiór poczty, wyszukiwanie i tworzenie wiadomości oraz ich wysyłanie. Moduł haseł pozwala na zapisywanie haseł do programów i serwisów internetowych, ich generowanie (tzw. silne hasła) oraz umożliwia kopiowanie loginu i hasła jednym przyciskiem do serwisu lub aplikacji. W ten sposób można się zalogować do swojej poczty w sposób bezpieczny nawet jeśli siedzi obok nas osoba której chcemy coś pokazać, a które nie powinna znać hasła.

Essential Pim robi robotę, jest prosty w obsłudze i bez zbędnych wodotrysków. Mam go na komputerze i telefonie, a dane synchronizuje za pomocą hostspotu wi‑fi. W Epimie możemy utworzyć osobny profil (Epim Data file) Dom i Praca i pracować na nich niezależnie. Program przechowuje dane z wszystkich modułów w jednym pliku (sic!), który może być szyfrowany (wtedy przy włączaniu programu wyświetlany jest komunikat z prośbą o hasło). Essential Pim ma darmową wersję (mi wystarcza) oraz Pro która ma więcej możliwości, np. synchronizowanie danych przez konto Google, przechowywanie danych w chmurze (i konto Epim Cloud), dostęp wielu użytkowników, lepsze filtrowanie i oznaczanie kolorami, pokazywanie zadań w kalendarzu, tworzenie własnych pól w zadaniach, przypinanie notatek na pulpicie (hit), wysyłanie newsletterów, dzwonienie do kontaktu bezpośrednio z aplikacji, automatyczne wpisywanie haseł do serwisów www. Wszystkie moduły Epima są przeszukiwalne z użyciem pola wyszukiwania lub skrótu klawiszowego. Przy wyjściu z programu tworzony jest automatycznie backup bazy, dlatego w przeciągu 7 lat pracy w programie nie zdarzyło mi się stracić z niego jakiekolwiek dane.

Mam to szczęście (czy nieszczęście ?) że pracuję w zbyt małym dziale biorąc pod uwagę ogrom pracy do wykonania. Nie mogę zadań wykonywać chronologicznie, gdyż groziłoby to katastrofą. Więc jak? Każde zadanie które mi przydzielono ma termin rozpoczęcia i zakończenia, choćby przybliżony. Nie mogę jednak po zakończeniu jednego zadania brać się za następne w kolejności. Decydują priorytety, tj. które zadanie jest ważniejsze dla firmy a które może poczekać i nie spowoduje wymiernych konsekwencji czy to finansowych czy innych. W pilnowaniu czy aby dwa zadania nie nakładają się na ten sam termin oraz do określania ich priorytetów używam systemów do planowania zadań ClickUp i Wrike. Prezentacja zadań w postaci wykresów Ganta w mig pozwala zorientować się w harmonogramie zadań. Wyobrazcie sobie, że odpowiadacie za zapewnienie pracy nie tylko współpracownikom, ale i np. stażyście. W waszym interesie jest aby ci ludzie nie siedzielil bezczynnie. W/w narzędzia pomagają planować kolejne zadania dla całego zespołu.

Z każdego spotkania czy konferencji staram się robić notatki. Zarówno w formie papierowej, jak i na komputerze. Pamięć ludzka jest zawodna, szczególnie jeśli prowadzi się wiele zadań czy projektów na raz. Jest jeszcze jeden plus robienia notatek. Po konferencji daję je często do zapoznania aby ludzie zgłosili uwagi. Zwykle nikt nie zgłasza uwag, a to dobrze, bo taki dokument stanowi niejako fakty i ustalenia spisane czarno na białym, których potem trudno się wyprzeć. Te notatki mają u mnie dość luźną formę. Notuję zwyke ważne stwierdzenia lub słowa klucze, które po kilku tygodniach zajmowania się innym tematem pozwalają w mig podążać tokiem rozumowania z kilku miesięcy wstecz. Notatki ubogacam rysunkami, których nauczyłem się robić u Doroty. Notatki na komputerze robię albo w Notepadqq (odpowiednik Notepad++) albo w Libreoffice Writer. Nigdy w notatniku Windows który nie posiada autosave‘ów, zakładek i wielu innych.

Najwięcej czasu na komputerze uruchomiona jest przeglądarka i warto używać stabilnej i nie zużywającej gigabajtow ramu. Osobiście używam Firefoxa i Brave, które natywnie blokuje reklamy, jest szybki i ma bardzo minimalistyczny wygląd. W przeglądarce mam skonfigurowane rozszerzenia chroniące moją prywatność i ułatwiające bądź przyspieszające pracę. Ponadto jestem zalogowany na konto Firefox aby mieć te same zakładki i zapisane hasła na wszystkich urządzeniach oraz aby nie stracić historii przeglądania.

W czasie wielogodzinnej pracy przy komputerze robię mikroprzerwy polegające na chwilowym odwróceniu wzroku na krajobraz za oknem lub obraz wiszący na ścianie, aby zmienić ogniskową oka i zmusić jego siatkówkę do pracy. Po godzinie wstaję na kilka minut aby się przejść lub zrobić coś do picia. Sytuacja jest inna w przypadku, gdy pracuję nad trudnymi projektami, muszę coś zaopiniować na już, trzeba rozrysować architekturę systemu, przemyśleć jego działanie, sprawdzić pod kątem występowania wąskich gardeł czy błędnych koncepcji logicznych. Wtedy skupiam się prawie na 100% i nic nie może mnie rozpraszać. Jeśli pracuję w biurze to proszę kolegów o wyłączenie radia, gdyż muszę się skupić. Czasami też zakładam zewnętrzne słuchawki na uszy i nie włączam muzyki po to, aby stłumić szumy otoczenia. Taka praca jest bardzo wyczerpująca ale jestem do niej przyzwyczajony. Zwykle po takim trudzie mam kilka dni luzu, który mi to rekompensuje. Jeśli pracuję nad zadaniem już kilka godzin i nie ma efektu, to warto na chwilę się wyluzować. Tu pomaga muzyka ale nie jakiś rock, club czy radio. Mi osobiście pomagają odgłosy natury (kanał znajdziecie na Open.Fm) lub muzyka klasyczna ale nie za głośno. Wtedy słucham, nic innego nie robię i myślę nad problemem. Zwykle do 10 min takiej przerwy przychodzi rozwiązanie. Czasami okazuje się że warto iść w tym samym kierunku a czasami że koncepcja jest zła i trzeba ją zmienić. Ważne żeby dojść do celu, nieważne którędy. Nie boję się również pytać starszych kolegów czy konsultantów zewnętrznych o pomoc. Czasami nakierują mnie na właściwą ścieżkę w ciągu 10 minut, a resztę to już ja zrobię.

Na koniec chyba najważniejsza kwestia. Jestem tylko człowiekiem i też mi się czasami nie chce, jestem słaby, padnięty i nie do życia. W kalendarzu w takie dni pojawiają się zadania do wykonania na ten dzień i co wtedy? Można przecież je przełożyć, zrobić jutro lub jak się lepiej poczujemy albo będziemy mieli więcej energii lub motywacji. Przekonałem się że taki dzień nigdy nie nadejdzie i trzeba zrobić to dziś. Trzeba zakasać rękawy i pozbyć się wymówek. To ważne aby iść do przodu i trzymać się harmonogramów. Nie od razu Rzym zbudowano, tak samo jak koncepcja, zadanie czy projekt nie od razu musi być idealny i bez błędów. Ważne żeby zacząć i żeby powstał szkic, który można potem udoskonalać. Udoskonalanie koncepcji to też proces i te myśli i koncepcje utrwalają się w głowie przez kolejne przeglądanie notatek, wprowadzanie poprawek do szkicu, konsultowanie pomysłów z innymi współpracownikami.

Bardzo dziękuję za ciepłe przyjęcie w poprzednim wpisie i moc komentarzy.