Cyfryzacja dokumentów w dobie pandemii to okazja do rozwoju firm

Według raportu CompleteSpectrum, w zeszłym roku aż 94% badanych pracowników wyższego szczebla wskazało transformację cyfrową jako jeden z kluczowych priorytetów dla rozwoju firm. Szczególnie w czasach pandemii koronawirusa, która zdeterminowała w większości przedsiębiorstw zmianę m.in. modelu pracy – z w pełni stacjonarnego na tzw. home office. W opinii Stuarta Price’a, general managera w Xerox Polska, ta sytuacja jest wielką szansą dla firm, które dzięki inwestycjom w digitalizację dokumentów, mogą zwiększyć wydajność pracowników, zoptymalizować pracę oraz realnie ograniczyć koszty.

Jesteśmy świadkami bezprecedensowej sytuacji związanej z pandemią koronawirusa, która znacząco wpływa na kondycję polskich, jak i międzynarodowych przedsiębiorstw. Największym wyzwaniem w prowadzeniu biznesu w czasach zarazy jest, i będzie zdaniem ekspertów z Xerox, nie tylko utrzymanie oraz tworzenie nowych miejsc pracy, ale także cyfrowa transformacja organizacji. W opinii Stuarta Price’a, general managera w Xerox Polska, trendem, który znacząco wpływa na aktualną sytuację biznesową małych, średnich i dużych przedsiębiorstw, jest globalna i postępująca transformacja cyfrowa. W szczególności dotycząca cyfryzacji druku oraz zdigitalizowanego obiegu dokumentów.

• Czasy pandemii zmieniły sposób prowadzenia biznesu i nie sprzyjają obiegowi dokumentów w organizacji. Bowiem, aż 55% przedsiębiorstw korzysta w dalszym ciągu z tradycyjnego papieru. To zdecydowanie utrudnia procesy związane z drukowaniem dokumentacji, skanowaniem, zbieraniem cennych podpisów. Wprowadzenie do przedsiębiorstwa usług zarządzania dokumentami może być początkiem jego cyfrowej transformacji – w szczególności teraz, gdy większość pracowników wykonuje pracę w sposób zdalny i może nie mieć dostępu do druków i segregatorów – komentuje Stuart Price.

Managerowie oraz właściciele firm wprowadzając do swojej organizacji pracę zdalną, muszą poradzić sobie z wyzwaniem, o którym do tej pory nie pomyśleli. W jaki sposób zorganizować obieg faktur, umów oraz rozliczeń, skoro większość pracowników pracuje poza siedzibą firmy? Taka sytuacja może spowodować – opóźnienia w płatnościach, braki w dokumentacji, a nawet zgubienie dokumentów. Naprzeciw takim sytuacjom wychodzą usługi, które pozwalają automatycznie gromadzić dokumentację wysyłaną drogą elektroniczną, przesyłać ją do bezpiecznych serwerów w chmurze, przekazując do niej dostęp wyłącznie uprawnionym pracownikom.

• Banki, przedsiębiorstwa logistyczne oraz handlu detalicznego, korzystają z usługi Digital Mailroom, która pozwala organizacjom digitalizować informacje oraz dokonywać konwersji dokumentów fizycznych do formatów elektronicznych. Dzięki temu tradycyjny obieg faktur, umów, czy rozliczeń, może odejść do lamusa, wprowadzając organizację na kolejny poziom transformacji cyfrowej – wyjaśnia Stuart Price z Xerox.

Rozwiązania do druku oraz te służące przetwarzaniu przetwarzania dokumentów i danych w firmie to mechanizmy wspierające każde przedsiębiorstwo. Pozwalają one nie tylko zoptymalizować liczbę urządzeń, ale także procesy związane z obiegiem dokumentów w organizacji. Jest to szczególnie istotne w czasach pandemii, gdzie niezwykle ważny jest zdalny dostęp w czasie rzeczywistym do cennych zasobów firmowych, które są kluczowe dla zachowania ciągłości działania przedsiębiorstwa.

Wprowadzając do organizacji usługi związane z zarządzaniem drukiem i informacjami, takie jak Xerox Print Awareness Tool, można zmniejszyć liczbę wydruków oraz zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów. Tym samym znacznie obniżyć koszty związane z prowadzeniem biznesu, skupiając się tym samym na zabezpieczeniu środków w celu utrzymania i rozwijania obecnych miejsc pracy. Usługi typu Xerox Intelligent Workplace potrafią zdecydowanie skrócić czas przetwarzania dokumentów papierowych, zautomatyzować i usprawnić proces zbierania danych, a także określać dostępy do danych poszczególnych pracowników.

Zdaniem eksperta z Xerox – inwestując w digitalizację dokumentów przedsiębiorcy realnie oszczędzają czas oraz, poprzez automatyzację procesów manualnych, znacznie obniżają koszty, skupiając się na najbardziej potrzebnych wydatkach.